Dépôt de documents en ligne en tant que société

Les sociétés peuvent déposer leurs documents en ligne en utilisant le registre électronique des entreprises du Yukon (RÉEY). Le dépôt de documents à l’aide du RÉEY présente de nombreux avantages : 

• les dépôts sont traités instantanément; 
• les frais sont moins élevés; 
• les possibilités d’erreur sont moindres;
• il faut moins de temps pour remplir les formulaires. 

Voici quelques conseils pour aider les sociétés à déposer leurs documents en ligne.

Création d’un compte dans le RÉEY 

La première étape consiste à créer un compte dans le RÉEY. Toute personne peut créer un compte pour consulter le RÉEY. Pour être en mesure de déposer les documents d’une société en utilisant le RÉEY, il faut fournir les renseignements suivants : 

• prénom et nom de famille; 
• adresse courriel; 
• numéro de carte de crédit;
• montant préautorisé à débiter sur la carte de crédit. 
   

Créer un compte dans le RÉEY (en anglais)

Vidéo en anglais.

Après avoir créé un compte

Après avoir créé un compte, un courriel de confirmation est envoyé à l’adresse courriel fournie. Il suffit ensuite d’ouvrir ce courriel et de cliquer sur « Activate My Account » pour pouvoir commencer à utiliser le RÉEY. 

Qui devrait avoir un compte dans le RÉEY? 

Code d’identification personnel

Le code d’identification personnel permet d’accéder à la fonction de dépôt en ligne dans le registre électronique des entreprises du Yukon. Ce code est ce qui permet de relier un particulier à une société, comme une carte d’identité qui permet d’accéder au classeur en ligne de la société. 

Il n’est pas recommandé de partager son code d’identification personnel avec d’autres personnes dans la société. Une personne devrait être désignée pour avoir le code et déposer les documents de la société. Il peut s’agir :  

• de la présidente ou du président; 
• du ou de la secrétaire; 
• de la directrice administrative ou du directeur administratif; 
• de la personne affectée à la réception ou d’un membre du personnel administratif. 

S’il faut désigner plus d’une personne responsable du dépôt de documents pour la société, il faudra créer des comptes distincts pour celles-ci dans le RÉEY.

Chaque compte doit être associé à une adresse courriel distincte.

Que faire si l’on est membre du conseil d’administration de plus d’une société? 

Si l’on doit déposer des documents pour plusieurs sociétés, un seul compte dans le RÉEY suffit, mais il faut disposer d’un code d’identification personnel différent pour chaque société. Il convient d’utiliser une adresse courriel personnelle pour créer un compte, le cas échéant. 

Pourquoi le RÉEY demande-t-il des renseignements sur les cartes de crédit? 

Chaque compte exige que l’on saisisse des renseignements relatifs à une carte de crédit. Ces renseignements sont nécessaires pour déposer des documents et effectuer les paiements en ligne. Tout comme dans le cas d’un document papier, des frais sont exigés pour le dépôt d’un document électronique. Cependant, les frais sont moins élevés pour le dépôt d’un document en ligne à l’aide du RÉEY. 

 On peut saisir soit : 

• les renseignements de la carte de crédit de la société, si celle-ci en possède une; 
• les renseignements d’une carte de crédit personnelle. 

Si une carte de crédit personnelle est utilisée, la société doit rembourser les sommes débitées. Un reçu sera envoyé par courriel. Pour que la société reçoive une copie du reçu, il faut indiquer l’adresse courriel de la société dans le champ de saisie de l’adresse courriel pour les reçus au moment de l’inscription. 

Savoir utiliser le Registre électronique des entreprises du Yukon (YCOR).

Un code d’identification personnel est nécessaire pour effectuer le dépôt de documents pour une société à l’aide du RÉEY. Si l’on ne dispose pas d’un tel code, il suffit d’en demander un. 

Avant de demander un code d’identification personnel, il est important de s’assurer que l’adresse enregistrée pour la société est à jour. Pour ce faire, il suffit de se connecter au registre électronique des entreprises du Yukon et de chercher le profil de la société pour laquelle on souhaite demander un code.

Modifier l’adresse de votre société

Demande d’un code d’identification personnel

• Ouvrir une session dans le RÉEY.
• S’assurer qu’une carte de crédit est associée à son compte. Il est possible de vérifier en cliquant sur « My account » ». 
• Rechercher la société par nom ou par numéro d’enregistrement.
• Cliquer sur la société.
• Dans la boîte « Filings », cliquer sur « Submit ».  
• Cliquer sur le lien pour demander un code d’identification personnel. 

Un code d’identification personnel sera envoyé par la poste à l’adresse du siège social de la société. Il s’agira d’une lettre confidentielle adressée à la personne qui a fait la demande. 

Les personnes qui ne souhaitent pas attendre de recevoir leur code d’identification personnel par la poste peuvent le recevoir en personne à la réception de la Direction des entreprises, associations et coopératives, au 307, rue Black, à Whitehorse. Il vous suffira de présenter une pièce d’identité. 

La société recevra également une lettre l’informant qu’une personne a fait une demande de code d’identification personnel en son nom. 

Si une erreur se produit, communiquer avec Entreprises, associations et coopératives pour obtenir de l’aide. Composer le 867-667-5314 ou envoyer un courriel à corporateaffairs@yukon.ca. 

Peut-on partager un code d’identification personnel avec d’autres personnes dans la société? 

Non. Les codes d’identification personnels sont attribués à des personnes. Pour que plusieurs personnes puissent effectuer des dépôts de documents au nom de la société, elles doivent demander un code d’identification personnel. 

Que se passe-t-il si une personne possédant un code d’identification personnel quitte la société? 

Il faut communiquer avec Entreprises, associations et coopératives pour annuler le code d’identification personnel. Si les personnes qui ont des codes d’identification personnels pour la société quittent le conseil d’administration, il faut également communiquer avec Entreprises, associations et coopératives pour annuler les codes.  

Conseils pour assurer un suivi des codes d’identification personnels de la société

• Déléguer la responsabilité des dépôts de documents à une personne (par exemple, le président, le secrétaire ou le directeur administratif).
• Mettre en place une politique pour les directeurs sortants qui prévoit l’annulation de tout code d’identification personnel.
• Lorsque la société reçoit un avis par courrier indiquant que quelqu’un a demandé un code d’identification personnel pour la société, consigner cet avis aux dossiers. 

Que faire en cas de perte d’un code d’identification personnel? 

En cas de perte d’un code d’identification personnel, communiquer avec nous et nous l’annulerons. Appeler Entreprises, associations et coopératives au 867-667-5314 ou envoyer un courriel à corporateaffairs@yukon.ca. 

Après avoir créé un compte dans le RÉEY et reçu un code d’identification personnel, il est possible d’effectuer des dépôts de documents en ligne. 

• Ouvrir une session dans le RÉEY.
• Rechercher la société par nom ou par numéro d’enregistrement.
• Cliquer sur la société.
• Sous l’onglet « Filings », cliquer sur « Submit ».
• Cliquer sur le formulaire à déposer. 

Pour déposer un formulaire à l’aide du RÉEY, il faut : 

• que la société ait été constituée après le 1^er avril 2021; 
• qu’une demande de transition ait été soumise; 
• que la période de déclaration transitoire soit terminée. 

Communiquez avec notre service-conseil à societies@yukon.ca ou au 867-332-7950 pour en savoir plus sur la période d'exercice transitoire.