Comment organiser une tombola

 

Vous trouverez ici les principales modalités d’organisation d’une tombola au Yukon.

Lisez les renseignements qui figurent sur cette page avant de demander une licence de tombola. Vous comprendrez mieux les exigences réglementaires qui encadrent les tombolas.

Si votre demande est approuvée, nous vous enverrons la liste complète des modalités.

Il vous serait également utile de lire la Loi sur les loteries.

Toutes les tombolas

Comment obtenir une licence

  • Vous devez être titulaire d’une licence pour organiser une tombola.
  • N’oubliez pas qu’en tant que titulaire de la licence, c’est vous qui êtes responsable de la gestion de la tombola et non les bénévoles qui pourraient vous aider à l’organiser.
  • Vous êtes tenu d’organiser votre tombola conformément :
    • aux modalités qui figurent sur votre licence;
    • aux dispositions de la Loi sur les loteries et des règlements connexes.
  • La licence et les modalités de la tombola doivent être affichées bien en évidence dans le local où a lieu l’activité.
  • Vous êtes tenu de remettre une copie de votre licence et des modalités à quiconque demande à les voir.

Vente des billets

  • Vous êtes tenu de vendre les billets aux prix et aux endroits indiqués sur votre licence.
  • Vous devez consigner soigneusement toutes les ventes de billets. Pour ce faire, vous pouvez utiliser notre modèle de suivi des ventes de billets (en anglais) ou tout autre système selon votre préférence.
  • En tant que titulaire de la licence, vous n’avez pas le droit d’acheter les billets invendus.
  • Vous êtes autorisé à vendre des billets à des non-résidents qui se trouvent physiquement au Yukon et seront présents en personne le jour du tirage

Publicité

  • Vous êtes tenu d’inscrire le numéro de votre licence sur les publicités de votre tombola.
  • Il est interdit de faire la publicité de votre tombola et de vendre des billets en dehors du Yukon.

Le tirage

  • Le tirage doit avoir lieu au jour, à l’heure et à l’endroit indiqués sur votre licence.
  • Vous devez attribuer tous les prix indiqués sur le billet par ordre de valeur décroissante, c’est-à-dire en commençant par le prix de plus grande valeur.

Billets perdus ou volés

  • Les pertes et les vols de billets doivent être signalés au registraire dans les plus brefs délais. Celui-ci vous indiquera la marche à suivre.
  • Si vous pensez que les billets ont été volés, vous devez également le signaler à la police et nous fournir le numéro du dossier.

Établissement d’un rapport financier

  • Téléchargez le formulaire
  • Vous devez remettre un rapport financier dans les 30 jours qui suivent.
  • Le rapport doit être complet, signé et notarié.
  • Si vous nous remettez votre rapport en personne au 307, rue Black, à Whitehorse, vous pourriez profiter gratuitement des services d’un notaire.

Si les recettes sont inférieures ou égales à 9 999 $

  • vous n’avez pas à joindre les pièces justificatives à votre rapport financier.
  • En revanche, vous êtes tenu de conserver ces pièces dans vos dossiers pendant un an après la date d’expiration de votre licence. Nous pourrions demander à les voir.

Si les recettes dépassent 10 000 $

Vous devez joindre à votre rapport financier les documents suivants :

  • La comptabilité des billets vendus et distribués faisant état de tous les billets imprimés;
  • Les factures indiquant les dépenses et les recettes dépensées (les chèques annulés ne sont pas des pièces valides);
  • La copie d’un relevé bancaire officiel sur lequel figurent :
    • le nom de votre organisme;
    • le numéro du compte;
    • la date du relevé;
    • un solde au moins égal aux recettes non dépensées.

Qui peut établir votre rapport financier?

  • Vous pouvez l’établir vous-même ou faire appel à un comptable.
  • Si vous faites appel à un comptable, ses honoraires font partie des dépenses autorisées.

Quand pourrez-vous obtenir une nouvelle licence?

Si nous sommes satisfaits de votre rapport financier, vous pourrez demander la délivrance d’une nouvelle licence.

Utilisation des recettes

Après avoir payé les lots et engagé les dépenses autorisées pour organiser votre activité, les recettes excédentaires constituent vos gains.

Dans votre demande, vous devez indiquer les usages particuliers que vous comptez faire de vos recettes. Pour que votre demande soit approuvée, les recettes doivent :

  • faciliter les activités de bienfaisance de votre organisme;
  • être utilisées conformément à la loi et à notre politique.

Si vous voulez modifier l’usage auquel vos recettes sont destinées, vous devez nous en faire la demande par écrit avant de les dépenser. Pour être approuvée, cette demande devra répondre aux critères susmentionnés.

Qu’arrivera-t-il si vous ne dépensez pas toutes vos recettes d’un coup?

Vous devrez remettre un rapport financier tous les six mois. Celui-ci devra :

  • ou bien indiquer le solde des recettes non dépensées dans le compte bancaire de votre organisme;
  • ou bien contenir les reçus prouvant que les recettes ont été dépensées pour les usages approuvés.

Tombola d’un jour

Ce type de tombola inclut les tirages moitié-moitié ou les tirages de viande ou d’autres produits au moyen de rouleaux de billets. Si vous avez obtenu une licence pour une tombola d’un jour, vous devez respecter les modalités ci-dessous.

Vente des billets

  • Le montant total amassé de la vente de billets ne peut pas être supérieur au montant indiqué sur votre licence.
  • Vous pouvez décider du nombre de tirages qui auront lieu pendant une période de sept heures.
  • Les billets doivent être composés de deux parties comportant le même numéro. L’acheteur conserve une partie du billet et l’autre partie est utilisée pour le tirage. Les billets doivent être numérotés consécutivement.
  • Si des tirages consécutifs ont lieu sur plusieurs jours, les billets de chaque journée de tirage doivent être d’une différente couleur.
  • Vous devez conserver les billets vendus dans l’endroit sécurisé indiqué sur votre licence.

Tirage

  • Au début de la vente de billets, vous devez annoncer ou afficher l’endroit où les prix seront tirés et indiquer l’heure du prochain tirage.
  • Le gagnant doit avoir au moins dix minutes pour réclamer son prix.
  • Le gagnant doit signer un reçu pour confirmer qu’il a réclamé son prix.
  • Si le gagnant ne réclame pas son prix dans la limite de temps indiquée sur la licence, vous devez poursuivre le tirage jusqu’à ce qu’un gagnant réclame le prix.

Rapport financier

  • En plus d’établir un rapport financier, vous devez aussi remplir une Feuille de vérification des stocks de billets. Ce formulaire vise à consigner toutes les ventes de billets et les recettes gagnées.
  • En tant que titulaire de la licence, vous devez fournir un endroit sécurisé pour concilier les billets vendus et l’argent reçu.
  • Vous devez fournir le nom d’une personne-ressource et un numéro de téléphone au public au cas où il y aurait contestation.
Renseignements: 

Si vous avez des questions sur la manière d’organiser une tombola, envoyez-nous un courriel à charitablegaming@gov.yk.ca ou appelez-nous au 867-667-5111 ou au 1-800-661-0408, poste 5111 (sans frais au Yukon).