COVID-19 : Directives sur la collecte de renseignements personnels

Si vous avez des questions sur la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la protection de renseignements personnels, communiquez avec le Service d’hygiène du milieu.

Courriel : environmental.health@gov.yk.ca

Téléphone : 867-667-8391.

Pour toute question concernant vos obligations légales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), contactez le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Téléphone : 819-994-5444

Sans frais : 1-800-282-1376

Contribuez à l’effort de recherche de contacts

Afin de faciliter la recherche de contacts, le médecin hygiéniste en chef du Yukon a demandé que les établissements listés ci-dessous recueillent des renseignements sur leurs clients. Ces établissements comprennent :

  • les restaurants;
  • les bars;
  • les pubs;
  • les bars-salons;
  • les boîtes de nuit;
  • tout autre établissement identifié.

Le médecin hygiéniste en chef pourrait également recommander que d’autres établissements collectent des renseignements sur les clients. Si tel est le cas, ces établissements devront suivre les directives suivantes.

Renseignements demandés

Vous devez recueillir les renseignements suivants auprès de l’un des membres de chaque groupe :

  • la date et l’heure de la visite;
  • son nom complet;
  • son adresse courriel;
  • son numéro de téléphone;
  • le nombre de personnes comprises dans son groupe;
  • le lieu visité.

Établissements exemptés

  • Les restaurants à service rapide où les clients commandent et prennent leur commande au comptoir.
  • Les bars et les restaurants où les clients entrent uniquement pour prendre leur commande de nourriture ou pour acheter des boissons (par exemple, les comptoirs de vente de boissons à emporter ou les commandes à emporter).
Marche à suivre pour la collecte de renseignements

Informer les clients

Vous devez recueillir des renseignements personnels lorsque des clients entrent dans votre entreprise. Au moment où vous recueillez ces renseignements personnels, vous devez informer vos clients des raisons pour lesquelles vous les recueillez.

Vous devez informer vos clients que vous recueillez les renseignements conformément aux directives du médecin hygiéniste en chef. Indiquez-leur que les renseignements recueillis seront uniquement transmis au Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon pour la recherche des contacts en cas d’infection à la COVID-19. Affichez cet avis public bien en vue, pour que les clients le voient dès leur arrivée.

Obtenir le consentement des clients

Ce n’est qu’après que vous lui avez expliqué les raisons pour lesquelles vous recueillez ses renseignements personnels qu’un client peut consentir à les fournir.

Assurez-vous que les clients comprennent bien ce à quoi ils consentent. Montrez-leur l’avis ou, si vous n’êtes pas certain qu’ils comprennent, donnez-leur plus d’explications.

Protection des renseignements personnels

Les clients ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels des autres clients. Les renseignements ne doivent être vus que par les membres du personnel qui sont chargés de les traiter aux fins de :

  • collecte;
  • divulgation;
  • destruction.

Ne laissez pas les clients écrire eux-mêmes leurs renseignements. Vous pouvez utiliser ce registre pour recueillir les renseignements des clients. Les membres du personnel doivent remplir la feuille et la tenir hors de la vue. Lorsqu’ils n’utilisent pas la feuille, ils doivent la placer dans une armoire ou un bureau fermé à clé.

Les renseignements personnels que vous recueillez doivent également être mis à l’abri de toute divulgation non autorisée. Cela signifie que vous ne devez pas en faire part au personnel qui n’a aucune raison de les consulter, comme le personnel de cuisine.

Personne responsable de la collecte de renseignements

Seuls les membres du personnel autorisés à recueillir les renseignements doivent se charger de leur collecte. Ces membres doivent s’assurer que seul le personnel autorisé a accès aux renseignements.

Conservation des renseignements

Conservez les renseignements sur papier dans :

  • un classeur verrouillé;
  • une pièce fermée à clé.

Réservez l’accès à ces emplacements sécurisés uniquement au personnel autorisé à accéder aux renseignements. Conservez les renseignements recueillis sur support électronique :

  • sur un appareil protégé par mot de passe;
  • à l’abri de tout accès non autorisé par les invités ou le personnel.

Assurez-vous que seuls les employés qui doivent connaître ou gérer ces renseignements y aient accès.

Divulgation, utilisation, conservation et destruction des renseignements

Divulgation des renseignements

Les renseignements doivent uniquement être remis à la demande du Centre de lutte contre les maladies transmissibles. Advenant une telle demande, gardez une trace des informations que vous avez transmises.

Utilisation des renseignements

Il est interdit d’utiliser les renseignements à d’autres fins que pour les fournir au Centre.

Destruction des renseignements

Vous devez détruire les renseignements 30 jours après leur collecte.

Registre format papier

Déchiquetez les documents avant de le mettre à la poubelle ou au recyclage.

Registre format électronique

Les renseignements doivent être supprimés des appareils sur lesquels ils ont été enregistrés. Les corbeilles et les bacs de recyclage des appareils électroniques doivent aussi être vidés pour que les renseignements soient supprimés définitivement.

Obligation légale de recueillir des renseignements personnels et de les transmettre

Un décret pris en vertu de la Loi sur les mesures civiles d’urgence impose la fermeture des bars et des restaurants pour les repas pris sur place. Une autorisation ministérielle permet la réouverture des bars et des restaurants, à condition qu’ils respectent les directives établies par le médecin hygiéniste en chef. Ce dernier a élaboré des directives pour la réouverture qui ordonnent à tous les bars et les restaurants de recueillir certains renseignements personnels. Le médecin hygiéniste en chef a le pouvoir d’émettre ces directives en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité publiques.

Le non-respect d’un arrêté ministériel (ex. une directive du médecin hygiéniste en chef) peut entraîner :

  • une amende pouvant s’élever jusqu’à 500 $;
  • une peine d’emprisonnement pouvant atteindre jusqu’à six mois.
Droit du Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon de recueillir des renseignements personnels

Le Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon est assujetti à la Loi sur la protection et la gestion des renseignements médicaux (LPGRM). En vertu de la LPGRM, aux fins de la recherche des contacts en cas d’infection à la COVID-19, le Centre est autorisé à recueillir vos renseignements personnels au besoin, et à les :

  • conserver;
  • utiliser;
  • divulguer.

Le Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon doit restreindre l’utilisation des renseignements personnels et les protéger conformément à la LPGRM.

Exigences légales régissant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par les entreprises

Les entreprises du Yukon qui recueillent des renseignements personnels à des fins commerciales sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. Cette loi définit les « renseignements personnels » comme tout renseignement concernant un individu identifiable. La LPRPDE décrit les modalités de traitement des renseignements personnels de vos clients en ce qui concerne leur :

  • collecte (quand et comment);
  • utilisation;
  • divulgation.

En substance, la loi vous oblige à :

  • obtenir le consentement de votre client avant de recueillir des renseignements;
  • protéger les renseignements contre toute divulgation non autorisée;
  • signaler tout manquement à la protection des renseignements.

En vertu de la loi, vous ne pouvez utiliser ou divulguer les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Vous ne pouvez pas les partager ou les utiliser à d’autres fins sans le consentement de votre client. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dispose de lignes directrices pour aider les entreprises à se conformer à la LPRPDE.

Ce qu’il faut faire lorsqu’un client refuse de fournir ses renseignements

Le ministre des Services aux collectivités a ordonné aux entreprises de recueillir les renseignements personnels auprès de leurs clients. Si vous ne les recueillez pas, vous commettez une infraction à la Loi sur les mesures civiles d’urgence du Yukon. Lorsqu’une personne refuse de vous fournir ses renseignements, vous pouvez refuser de la servir.

Afin de faciliter la recherche de contacts, le médecin hygiéniste en chef du Yukon a demandé que les établissements listés ci-dessous recueillent des renseignements sur leurs clients. Ces établissements comprennent :

  • les restaurants;
  • les bars;
  • les pubs;
  • les bars-salons;
  • les boîtes de nuit;
  • tout autre établissement identifié.

Le médecin hygiéniste en chef pourrait également recommander que d’autres établissements collectent des renseignements sur les clients. Si tel est le cas, ces établissements devront suivre les directives suivantes.

Vous devez recueillir les renseignements suivants auprès de l’un des membres de chaque groupe :

  • la date et l’heure de la visite;
  • son nom complet;
  • son adresse courriel;
  • son numéro de téléphone;
  • le nombre de personnes comprises dans son groupe;
  • le lieu visité.

Établissements exemptés

  • Les restaurants à service rapide où les clients commandent et prennent leur commande au comptoir.
  • Les bars et les restaurants où les clients entrent uniquement pour prendre leur commande de nourriture ou pour acheter des boissons (par exemple, les comptoirs de vente de boissons à emporter ou les commandes à emporter).

Informer les clients

Vous devez recueillir des renseignements personnels lorsque des clients entrent dans votre entreprise. Au moment où vous recueillez ces renseignements personnels, vous devez informer vos clients des raisons pour lesquelles vous les recueillez.

Vous devez informer vos clients que vous recueillez les renseignements conformément aux directives du médecin hygiéniste en chef. Indiquez-leur que les renseignements recueillis seront uniquement transmis au Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon pour la recherche des contacts en cas d’infection à la COVID-19. Affichez cet avis public bien en vue, pour que les clients le voient dès leur arrivée.

Obtenir le consentement des clients

Ce n’est qu’après que vous lui avez expliqué les raisons pour lesquelles vous recueillez ses renseignements personnels qu’un client peut consentir à les fournir.

Assurez-vous que les clients comprennent bien ce à quoi ils consentent. Montrez-leur l’avis ou, si vous n’êtes pas certain qu’ils comprennent, donnez-leur plus d’explications.

Protection des renseignements personnels

Les clients ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels des autres clients. Les renseignements ne doivent être vus que par les membres du personnel qui sont chargés de les traiter aux fins de :

  • collecte;
  • divulgation;
  • destruction.

Ne laissez pas les clients écrire eux-mêmes leurs renseignements. Vous pouvez utiliser ce registre pour recueillir les renseignements des clients. Les membres du personnel doivent remplir la feuille et la tenir hors de la vue. Lorsqu’ils n’utilisent pas la feuille, ils doivent la placer dans une armoire ou un bureau fermé à clé.

Les renseignements personnels que vous recueillez doivent également être mis à l’abri de toute divulgation non autorisée. Cela signifie que vous ne devez pas en faire part au personnel qui n’a aucune raison de les consulter, comme le personnel de cuisine.

Personne responsable de la collecte de renseignements

Seuls les membres du personnel autorisés à recueillir les renseignements doivent se charger de leur collecte. Ces membres doivent s’assurer que seul le personnel autorisé a accès aux renseignements.

Conservation des renseignements

Conservez les renseignements sur papier dans :

  • un classeur verrouillé;
  • une pièce fermée à clé.

Réservez l’accès à ces emplacements sécurisés uniquement au personnel autorisé à accéder aux renseignements. Conservez les renseignements recueillis sur support électronique :

  • sur un appareil protégé par mot de passe;
  • à l’abri de tout accès non autorisé par les invités ou le personnel.

Assurez-vous que seuls les employés qui doivent connaître ou gérer ces renseignements y aient accès.

Divulgation des renseignements

Les renseignements doivent uniquement être remis à la demande du Centre de lutte contre les maladies transmissibles. Advenant une telle demande, gardez une trace des informations que vous avez transmises.

Utilisation des renseignements

Il est interdit d’utiliser les renseignements à d’autres fins que pour les fournir au Centre.

Destruction des renseignements

Vous devez détruire les renseignements 30 jours après leur collecte.

Registre format papier

Déchiquetez les documents avant de le mettre à la poubelle ou au recyclage.

Registre format électronique

Les renseignements doivent être supprimés des appareils sur lesquels ils ont été enregistrés. Les corbeilles et les bacs de recyclage des appareils électroniques doivent aussi être vidés pour que les renseignements soient supprimés définitivement.

Un décret pris en vertu de la Loi sur les mesures civiles d’urgence impose la fermeture des bars et des restaurants pour les repas pris sur place. Une autorisation ministérielle permet la réouverture des bars et des restaurants, à condition qu’ils respectent les directives établies par le médecin hygiéniste en chef. Ce dernier a élaboré des directives pour la réouverture qui ordonnent à tous les bars et les restaurants de recueillir certains renseignements personnels. Le médecin hygiéniste en chef a le pouvoir d’émettre ces directives en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité publiques.

Le non-respect d’un arrêté ministériel (ex. une directive du médecin hygiéniste en chef) peut entraîner :

  • une amende pouvant s’élever jusqu’à 500 $;
  • une peine d’emprisonnement pouvant atteindre jusqu’à six mois.

Le Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon est assujetti à la Loi sur la protection et la gestion des renseignements médicaux (LPGRM). En vertu de la LPGRM, aux fins de la recherche des contacts en cas d’infection à la COVID-19, le Centre est autorisé à recueillir vos renseignements personnels au besoin, et à les :

  • conserver;
  • utiliser;
  • divulguer.

Le Centre de lutte contre les maladies transmissibles du Yukon doit restreindre l’utilisation des renseignements personnels et les protéger conformément à la LPGRM.

Les entreprises du Yukon qui recueillent des renseignements personnels à des fins commerciales sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. Cette loi définit les « renseignements personnels » comme tout renseignement concernant un individu identifiable. La LPRPDE décrit les modalités de traitement des renseignements personnels de vos clients en ce qui concerne leur :

  • collecte (quand et comment);
  • utilisation;
  • divulgation.

En substance, la loi vous oblige à :

  • obtenir le consentement de votre client avant de recueillir des renseignements;
  • protéger les renseignements contre toute divulgation non autorisée;
  • signaler tout manquement à la protection des renseignements.

En vertu de la loi, vous ne pouvez utiliser ou divulguer les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Vous ne pouvez pas les partager ou les utiliser à d’autres fins sans le consentement de votre client. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dispose de lignes directrices pour aider les entreprises à se conformer à la LPRPDE.

Le ministre des Services aux collectivités a ordonné aux entreprises de recueillir les renseignements personnels auprès de leurs clients. Si vous ne les recueillez pas, vous commettez une infraction à la Loi sur les mesures civiles d’urgence du Yukon. Lorsqu’une personne refuse de vous fournir ses renseignements, vous pouvez refuser de la servir.