Présenter une demande de licence de bingo

Pour organiser un bingo, tous les organismes à but non lucratif doivent obtenir une licence. Voici la marche à suivre pour présenter une demande de licence de bingo correctement.

Vérifiez que votre organisme est admissible

• Si ce n’est déjà fait, présentez une demande de vérification de votre admissibilité à organiser des activités de loterie.
• Remplissez et transmettez le formulaire de demande d’admissibilité.
• Ne présentez pas de demande de licence avant d’avoir obtenu la confirmation de votre admissibilité.
• Si nous avons déjà confirmé votre admissibilité et vous avons accordé une licence pour une activité par le passé, il n’est pas nécessaire de faire une nouvelle demande d’admissibilité sauf :
  • si votre organisme a connu des changements importants depuis la dernière évaluation d’admissibilité;
  • si la dernière confirmation d’admissibilité de l’organisme remonte à plus de 5 ans.

On entend par changements importants des changements substantiels à la constitution, aux règlements administratifs, à l’objet ou à la structure de l’organisme.

Assurez-vous d’avoir transmis les rapports financiers des activités précédentes

Vous ne pouvez pas faire de nouvelle demande de licence tant que les rapports financiers des activités précédentes n’ont pas été transmis.

Vous n’êtes pas admissible à une nouvelle demande de licence tant que vous n’avez pas transmis :

• vos rapports financiers;
• les documents justificatifs obligatoires pour toutes les activités antérieures.

Prenez connaissance des conditions

Avant de présenter votre demande, vous devez prendre connaissance des conditions régissant l’organisation d’un bingo.

• Les principales conditions relatives à l’organisation d’un bingo sont présentées dans la page Comment organiser un bingo.
• La liste complète des conditions sera jointe à la licence si la demande est approuvée.
• Consultez également le Règlement concernant les loteries et les jeux de hasard pris en application de la Loi sur les loteries.

Obtenez l’approbation du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit préalablement approuver la demande de licence de bingo.

1. Demandez au conseil d’administration d’adopter une motion d’approbation de la demande de licence.
2. Cette motion doit être consignée dans le registre des procès-verbaux de l’organisme.
3. Joignez une copie du procès-verbal à votre demande de licence.

Avant de présenter une demande, vous devez établir les règles du jeu. Ces dernières doivent comprendre :

• toutes les règles du jeu;
• la façon dont vous ferez les annonces;
• la façon dont vous enregistrerez et vérifierez les appels;
• les prix que vous paierez pour chaque partie;
• les cadeaux ou promotions tels que les prix de présence, ainsi que leurs modes d’attribution;
• les mécanismes de résolution de litiges;
• vos procédures pour la vente et le contrôle des cartes de bingo et de l’argent. Ces dernières doivent :
  • être suffisamment détaillées pour démontrer que vous êtes en mesure de gérer toutes les cartes de bingo et l’argent;
  • vous permettre de concilier les totaux à la fin de chaque bingo.

Remplissez chacune des sections du formulaire de demande. Ne laissez aucune section vierge. Au besoin, indiquez « Sans objet ». Les demandes incomplètes sont susceptibles d’être refusées.

Conseils pour remplir la demande

Types de bingo

Dans cette section, cochez la case correspondant au type de licence de bingo que vous demandez.

• Activité unique : si vous envisagez d’organiser un seul bingo.
• Série d’activités : si vous envisagez d’organiser plusieurs bingos.

Estimation des frais

• Indiquez dans cette section une estimation des frais engagés pour tenir le bingo.
• Cela nous aidera à nous assurer que vous êtes en mesure de payer tous les prix.

Compte bancaire désigné

Fournissez les informations bancaires du compte que votre organisme utilisera uniquement pour les activités de loterie organisées en vertu d’une licence.

Utilisation proposée des recettes de l’activité

Indiquez dans cette section à quoi serviront les recettes du bingo.

• Soyez le plus précis possible.
• N’indiquez que les utilisations autorisées. Les recettes du bingo ne doivent servir qu’à des fins caritatives. La lettre que nous vous avons envoyée pour vous aviser de l’admissibilité de votre organisme contient de plus amples renseignements.
• Si vous souhaitez utiliser les recettes pour un déplacement, vous devez soumettre un formulaire de demande d’autorisation à cette fin.

Note : L’organisme peut reporter les recettes non dépensées qui se trouvent dans le compte de banque réservé, jusqu’à 1 an après la date d’expiration de la licence de loterie.

Si toutes les recettes ne peuvent être dépensées dans l’année, l’organisme doit soumettre une demande de report.

Une copie de la motion autorisant la demande

• Le conseil d’administration de votre organisme doit adopter une motion autorisant la demande.
• Joignez à votre demande une copie du procès-verbal de la réunion.

Une copie des règles du jeu

• Joignez à votre demande une copie des règles du jeu que vous proposez.

Tableau des parties et des lots offerts

• À fournir uniquement si vous faites une demande de licence pour une série de bingos.
• Joignez un calendrier indiquant les dates de tous les bingos que vous comptez organiser.

Copie du contrat de location

• Joignez une copie du contrat de location si vous louez un local pour organiser le bingo.

Formulaire de garantie de paiement des lots

Si la valeur totale des lots dépasse 5 000 $, l’organisme doit présenter une garantie de paiement des lots. Une personne responsable ou un établissement financier peut fournir cette garantie.

• Téléchargez le formulaire Garantie de paiement des lots par une personne responsable ou le formulaire Garantie de paiement des lots par un établissement financier.
• Remplissez le formulaire.
• L’organisme est tenu de payer tous les lots annoncés, même si les recettes du bingo ne permettent pas de couvrir le montant total des lots.
• Quiconque fournit une garantie de paiement des lots se porte garant du paiement de tous les lots. Cela peut signifier devoir utiliser ses propres fonds à cette fin.

Demande d’autorisation de déplacements

Téléchargez le formulaire de demande d’autorisation pour des déplacements.

Remplissez le formulaire s’il est prévu qu’une partie des recettes sera utilisée pour des déplacements.

Droits

Les droits d’une licence de bingo sont de 10 $ par jour de validité.

Modalités de paiement

Vous pouvez payer :

• par chèque;
• par carte de crédit;
• en argent comptant;
• par carte de débit.

Paiement par chèque

• Remplissez le formulaire de renseignements sur le paiement.
• Libellez un chèque à l’ordre du gouvernement du Yukon.
• Le chèque sera encaissé lorsque votre licence aura été délivrée.

Paiement par carte de crédit

• Remplissez le formulaire de renseignements sur le paiement.
• Si vous transmettez votre demande en personne, par messagerie ou par la poste, inscrivez les renseignements de votre carte de crédit dans le formulaire.
• Si vous transmettez votre demande par courriel ou par télécopieur, n’inscrivez pas les renseignements de votre carte de crédit dans le formulaire. Nous communiquerons avec vous pour obtenir ces renseignements.
• Nous encaisserons le paiement lorsque votre licence aura été délivrée.

Paiement en argent comptant ou par carte de débit

• Pour payer en argent comptant ou par carte de débit, vous devez vous rendre à notre bureau de Whitehorse.
• Remplissez le formulaire de renseignements sur le paiement.
• Nous conserverons dans nos locaux la licence que nous vous aurons délivrée.
• Nous encaisserons le paiement lorsque vous viendrez chercher votre licence.

Délais à prévoir

Transmettez votre demande complète :

• au moins 10 jours avant la date à laquelle vous envisagez de faire la publicité de votre activité;
• au moins 30 jours avant la date du premier jour où vous comptez vendre des billets.

Que transmettre

Votre demande doit comprendre :

• le formulaire de demande dûment rempli;
• toutes les pièces justificatives;
• le formulaire de renseignements sur le paiement dûment rempli;
• votre paiement si vous payez par chèque.

Comment transmettre votre demande

• En personne ou par messagerie : au 307, rue Black, Whitehorse  Y1A 2N1. Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.
• Par courriel : à charitablegaming@yukon.ca
• Par la poste :
  Gouvernement du Yukon
  Accréditation professionnelle et affaires réglementaires (C-5)
  C.P. 2703
  Whitehorse (Yukon)  Y1A 2C6

Durée du processus de délivrance

En règle générale, le processus d’approbation d’une licence de bingo prend 10 jours ouvrables. Lorsque nous aurons rendu notre décision, nous vous contacterons par téléphone ou par courrier électronique.

Si elle est approuvée, votre licence contiendra la description complète des modalités.

Avant d’organiser un bingo, vous devez prendre connaissance des renseignements de la section Comment organiser un bingo. Vous aurez ainsi la certitude que votre bingo est légal.