Dons aux Archives du Yukon

Rendez-vous

Pour prendre rendez-vous afin de parler de votre don, écrivez à yukon.archives@yukon.ca ou téléphonez au 867-667-5321, ou (sans frais au Yukon) au 1-800-661-0408.

Ce rendez-vous permet à notre personnel de collecter les renseignements nécessaires concernant les documents. Il se peut que personne ne soit disponible pour vous rencontrer sans rendez-vous. Contactez-nous avant de vous présenter.

Outil en ligne

Vous ne pouvez pas nous rencontrer en personne pour parler du don que vous aimeriez faire?

Utilisez l’outil en ligne des Archives du Yukon (en anglais)

Il suffit de soumettre les informations demandées, et un archiviste communiquera avec vous.

Processus

Préparation des renseignements

Pour nous aider à déterminer si le don que vous envisagez de faire est susceptible de constituer un bon ajout à nos collections, vous pouvez préparer un document d’information avant votre rendez-vous.

Vous ne pouvez pas nous rencontrer en personne? Vous pouvez soumettre les informations au sujet du don que vous aimeriez faire dans l’outil en ligne des Archives du Yukon (en anglais).

Fournissez-nous :

• la taille ou l’importance approximative du don;
• la période couverte par les documents;
• la nature des documents (ex. rapports, journaux, photos, etc.);
• le nom des auteurs.

Évaluation

Une fois le don reçu, un archiviste effectue une évaluation détaillée des documents, étape qui peut prendre quelques jours ou plusieurs mois selon la nature et la complexité du don.

Signature d’un reçu

Si nous acceptons votre don, vous et l’archiviste du territoire devrez signer un reçu. Un reçu est toujours nécessaire, même pour les plus petits dons : il atteste le transfert de propriété et le transfert des droits aux Archives du Yukon.

Elle permet également de consigner :

• la nature du don;
• la manière dont les documents ont été créés, préservés et entretenus;
• votre lien avec les documents;
• toute restriction sur laquelle nous nous sommes entendus quant à l’accès et à l’utilisation des documents.

Legs

Vous pouvez léguer des archives ou des documents à Archives Yukon dans votre testament. Contactez-nous avant de prendre de telles dispositions. Nous pourrons ainsi nous assurer que votre don respecte notre politique d’acquisition.

Petits dons

Si vous faites don de quelques publications, vous pouvez les déposer à la bibliothèque pendant les heures d’ouverture – aucun rendez-vous n’est nécessaire.

Dons importants

Si vous souhaitez faire don à la bibliothèque d’un nombre important de publications, contactez-nous pour prendre rendez-vous. Envoyez un courriel à yukon.archives@yukon.ca ou téléphonez au 867-667-5321, ou (sans frais au Yukon) au 1800-661-0408. Vous pouvez aussi utiliser l’outil en ligne (en anglais).

Nous n’avons généralement pas besoin d’ententes écrites pour les dons à la bibliothèque.

Des particuliers, des familles, des organismes et des entreprises nous font des dons très variés, par exemple :

• documents textuels;
• documents photographiques;
• documents audiovisuels;
• cartes;
• plans.

Il est donc difficile de généraliser quant au type d’archives que nous acceptons. Les donateurs sont parfois surpris de découvrir ce qui présente un intérêt historique à nos yeux.

Consultez la section À propos des collections pour obtenir des exemples de documents en notre possession.

Documents originaux

Nous privilégions les dons de documents originaux en raison de leur authenticité; les copies perdent en fidélité.

Nous sommes très intéressés par les documents d’archives créés par votre famille ou votre organisme, par exemple :

• documents écrits;
• photographies originales.

Ils pourraient avoir leur place dans nos collections.

Objets et artéfacts

Un musée est un endroit plus approprié pour accueillir des objets ou des artéfacts. Nous vous recommandons de communiquer avec l’un des nombreux musées ou centres culturels du Yukon si vous souhaitez en donner.

Documents provenant d’autres archives

Nous n’acceptons pas de copies de documents provenant d’autres archives, bibliothèques ou dépôts. La présente politique nous permet de consacrer nos ressources aux documents uniques et originaux d’Archives Yukon.

Photos numériques, documents électroniques et courriels

Un programme pour préserver les documents numériques et y donner accès est en cours de planification. Contactez-nous pour savoir quels types de fichiers informatiques nous sommes et serons en mesure d’accepter.

Acceptation de documents d’archives

Nous examinons les éléments suivants avant d’accepter des documents d’archives :

• mandat d’Archives Yukon et d’autres établissements;
• exhaustivité des documents;
• ressources nécessaires pour nous permettre de rendre les documents accessibles pour la recherche, dans un délai raisonnable;
• mesure dans laquelle les documents enrichiront ou fragiliseront les collections actuelles;
• disponibilité d’installations adéquates pour l’archivage des documents;
• importance et conditions des restrictions imposées par un donateur potentiel;
• état des documents;
• ressources et capacité pour conserver les documents pendant une période raisonnable ou indéterminée.

Acceptation de dons pour la bibliothèque des Archives du Yukon

Nous acceptons les dons pour la bibliothèque des Archives du Yukon selon certains critères.

Les ouvrages sont-ils particulièrement recherchés pour la bibliothèque? Par exemple :

• les œuvres non romanesques sur le Yukon ou sur les régions polaires ou environnantes;
• les romans et autres œuvres fictives :
  • se déroulant dans des décors yukonnais et mettant en scène des personnages typiques du Yukon,
  • se déroulant dans des décors du Nord canadien ou de l’Alaska,
  • abordant des thèmes liés au Yukon.

Trouve-t-on déjà des publications du même genre dans les collections d’Archives Yukon?

Qu’advient-il des documents?

Archivage des documents

Une fois le reçu de don signé, les documents seront archivés. Nous attribuerons un numéro unique à votre dossier et enregistrerons les pièces qui seront conservées dans les archives.

Archivage des documents

Nous archivons les documents afin qu’ils puissent être consultés. Il s’agit par exemple de :

• les réorganiser (bien que nous tentions de les laisser dans l’ordre établi par le donateur);
• les placer dans des chemises ou boîtes adéquates;
• prendre toute mesure de protection requise;
• rédiger une description conforme aux normes d’archivage. La description :
  • peut être générale ou spécifique et s’appliquer à l’ensemble des documents comme à chacun d’entre eux,
  • comprend le contenu et le format des photographies,
  • est intégrée à une base de données accessible aux usagers.

Qu’advient-il des publications?

Nous répertorions les publications et les rendons accessibles par l’intermédiaire de notre catalogue public. Nous pouvons indiquer les éléments suivants dans le catalogue pour faciliter la recherche d’informations :

• résumé ou extrait de la publication;
• table des matières;
• vedettes-matière et mots-clés.

Nous indiquons également les caractéristiques particulières de l’ouvrage, comme les annotations manuscrites ou les éditions à tirage limité.

Les recherches dans le catalogue public peuvent être effectuées par mot-clé, auteur, titre ou numéro de référence. S’il y a lieu, un hyperlien vers un livre numérique peut être ajouté à la notice bibliographique.

Entreposage des documents et des publications

Tous les documents sont entreposés dans notre chambre forte sécurisée à environnement contrôlé pour garantir leur protection à long terme.

La Friends of Yukon Archives Society (FOYAS) accepte les dons en argent au nom des Archives du Yukon. Écrivez à FOYASYT@gmail.com pour en savoir plus.

Les contributions financières peuvent servir à :

• acquérir du matériel;
• traiter des documents déjà en possession d’Archives Yukon;
• conserver certaines pièces de nos collections ou les rendre accessibles.