Préparation en vue de la demande de transition

Les sociétés doivent suivre plusieurs étapes importantes avant de présenter une demande de transition, notamment s’assurer qu’elles sont en conformité. Vous avez jusqu’au 31 mars 2023 pour présenter une demande.



Étape 1. Choisissez la date de transition

Pour ce faire, vous devez tenir compte des éléments suivants :

  • Toutes les sociétés doivent avoir présenté leur demande de transition au plus tard le 31 mars 2023.
  • La date de demande déterminera la période d’« exercice financier transitoire », laquelle peut avoir une incidence sur :
    • votre type de société (société de catégorie A ou de catégorie B) en vertu des seuils financiers prévus dans la nouvelle Loi;
    • la date à laquelle vous commencerez à produire une déclaration sous le régime de la nouvelle Loi.

Quelle est l’année de mon exercice financier transitoire?

L’exercice financier transitoire commence à la date où la société dépose sa demande de transition, et se termine à sa date habituelle de fin d’exercice. Le rapport annuel suivant sera déposé conformément aux anciennes exigences. L’exercice transitoire conserve la date habituelle de fin d’exercice de la société.

Pour en savoir plus, consultez le document Exercice transitoire et éléments à prendre en compte.



Étape 2. Créez un compte dans le Registre électronique des entreprises du Yukon (RÉEY)

Avantages d’un compte dans le RÉEY

Grâce à ce compte, le représentant de votre société pourra :

  • effectuer gratuitement des recherches dans le registre des sociétés en ligne;
  • consulter gratuitement le rapport de profil de votre société;
  • déposer les demandes et les rapports en ligne au moyen d’un code d’identification personnel (PKF);
  • payer moins de frais (comparativement aux formulaires papier) lors de la soumission de renseignements en ligne.

Le rapport de profil de votre société est un document utile qui contient des renseignements dont vous aurez besoin pour remplir votre demande, par exemple :

  • le nom de votre société;
  • ses objets;
  • le nom de ses administrateurs;
  • l’adresse du bureau enregistré;
  • si votre société a respecté ou non les exigences de déclaration.

Objectif du code d’identification personnel

Après avoir créé un compte dans le RÉEY, si vous souhaitez faire une demande en ligne, vous pourrez demander un code d’identification personnel. Ceci permettra au représentant de votre société de déposer :

  • votre demande de transition;
  • vos rapports annuels et vos avis de changement une fois l’exercice transitoire terminé.

Droits de création de compte dans le RÉEY et de code d’identification personnel

Vous pouvez créer un compte dans le RÉEY et demander un code d’identification personnel gratuitement, mais vous devrez fournir vos données de carte de crédit. Comme pour le processus de dépôt papier actuel, vous devrez payer des droits pour déposer vos rapports annuels une fois l’exercice transitoire terminé.

Pour régler les droits, vous pouvez utiliser :

  • votre carte de crédit personnelle et vous faire rembourser par votre société;
  • une carte de crédit prépayée. Un dépôt de préautorisation de 50 $ y sera prélevé. Cette somme vous sera créditée dans les 24 heures si aucun droit ne s’applique.

Demande au format papier

Si vous préférez ne pas créer de compte dans le RÉEY, vous pouvez effectuer votre demande de transition et vos futures déclarations au format papier. Les droits sont plus élevés pour le dépôt papier que pour le dépôt en ligne.

Créer un compte dans le RÉEY



Étape 3. Vérifiez que votre société est en conformité

Avant de présenter une demande, vous devez vous assurer que votre société est en conformité avec l’ancienne Loi sur les sociétés.

Pour ce faire :

Option 1 : Consultez le RÉEY

Vous pouvez consulter gratuitement le registre pour savoir si votre société est en conformité. Si elle ne l’est pas, vous aurez besoin d’un compte pour :

  • consulter le rapport de profil de votre société;
  • effectuer des recherches avancées.

Comment effectuer une recherche dans le registre

  1. Rendez-vous dans le registre.
  2. Effectuez une recherche en tant qu’invité ou connectez-vous si vous avez un compte.
  • Si vous effectuez une recherche en tant qu’invité :
    • Entrez le nom de votre société dans la barre de recherche.
    • Sélectionnez votre société dans les résultats de recherche.
    • Consultez la colonne « status » pour savoir si votre société est en conformité (« in compliance ») ou non (« in default »).
  • Si vous avez un compte :
    • Connectez-vous.
    • Entrez le nom de votre société dans la barre de recherche.
    • Consultez la colonne « status » pour savoir si votre société est en conformité (« in compliance ») ou non (« in default »).
    • Imprimez le rapport de profil de votre société.

Option 2 : Contactez la Direction des entreprises, associations et coopératives

Si vous préférez, vous pouvez nous appeler ou nous écrire pour savoir si votre société est en conformité. Nous fournissons cette information gratuitement.

Vous pouvez demander un rapport de profil complet de votre société. Il est possible de le télécharger gratuitement à partir du RÉEY. Si vous le demandez par téléphone, vous devrez payer 40 $.

Que faire en cas de non-conformité

Si vous avez un compte dans le RÉEY, consultez le rapport de profil de votre société pour connaître les motifs de la non-conformité. Le plus souvent, cette situation est due au fait que la société n’a pas déposé de rapport annuel. Pour remédier à cette situation, présentez tout rapport annuel manquant.



Étape 4. Vérifiez que les renseignements figurant dans le profil de votre société sont à jour

Avant de présenter une demande de transition, vous devez vous assurer que les renseignements dont nous disposons sur votre société sont à jour.

Quels renseignements vérifier

Vous devez vérifier :

  • le nom et les objets de votre société tels qu’ils apparaissent sur le RÉEY;
  • l’adresse de son bureau enregistré;
  • le nom des membres actuels du conseil d’administration.

Veuillez noter que les adresses des membres du conseil d’administration pourront être vues par le public une fois que votre société aura effectué la transition. Nous exigeons seulement une adresse de livraison OU d’une adresse postale. Vous pouvez utiliser l’adresse de la société pour chacun des membres.

Comment les vérifier

Pour vérifier ces renseignements :

  • consultez le rapport de profil de votre société dans le RÉEY, si vous avez un compte (gratuit);
  • appelez ou écrivez-nous pour demander un rapport de profil (40 $).

Examen de la constitution

À cette étape, nous vous recommandons de passer en revue la constitution de votre société pour vérifier qu’elle contient seulement :

  • le nom de votre société;
  • ses objets.

Si la constitution de votre société contient des règles, restrictions ou permissions, vous devrez alors les transformer en règlements administratifs. Voir l’étape 5 pour savoir comment modifier les règlements administratifs d’une société.

Présentez un avis de modification, s’il y a lieu

Si les renseignements de votre société ne sont pas à jour, vous devez présenter un avis de modification. Si vous effectuez une demande de transition au format papier, vous pouvez l’accompagner d’un avis papier. Si vous effectuez une demande de transition dans le RÉEY, déposez d’abord votre demande, puis votre avis (droits de 20 $).

Assurez-vous d’utiliser le bon formulaire :

Des droits de 40 $ s’appliquent si vous présentez un avis au format papier.

Veuillez adresser le document au conseiller principal en sociétés.

En personne : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, au 307, rue Black, 1er niveau, à Whitehorse.

Par courriel : corporate.services@yukon.ca

Par télécopieur : 867-393-6251

Par la poste :
Gouvernement du Yukon
Entreprises, associations et coopératives (C-6)
C.P. 2703,
Whitehorse (Yukon)  Y1A 2C6

Anciennes sociétés

Si votre société est ancienne, il se peut que ses « objets » ne figurent pas dans le rapport de profil du RÉEY. Dans ce cas, nous vous invitons à communiquer avec nous pour que nous vous transmettions les renseignements les plus récents dont nous disposons.



Optionnel – Étape 5. Modifiez vos règlements administratifs ou votre constitution

Il n’est pas nécessaire de le faire pour assurer la transition, mais certaines sociétés devront mettre à jour leurs règlements administratifs ou leur constitution pour se conformer à la nouvelle Loi sur les sociétés. Pour modifier vos règlements administratifs ou votre constitution, vous devez :

  1. choisir la façon de modifier vos règlements administratifs ou votre constitution;
  2.  adopter une résolution spéciale pour adopter de nouveaux règlements;
  3. remplir et déposer les formulaires de demande exigés.

Les règlements administratifs entrent en vigueur dès qu’ils sont déposés auprès d’Entreprises, associations et coopératives.

Modifiez vos règlements administratifs (facultatif)

L’article 12 de la nouvelle Loi sur les sociétés définit les exigences relatives aux règlements administratifs. Il incombe à votre société de s’assurer que ses règlements administratifs sont conformes à la nouvelle Loi. Si votre société doit modifier ses règlements, il lui faudra adopter une résolution spéciale (Étape 6.).

Choisir la façon de modifier vos règlements administratifs

Vous pouvez consulter nos modèles de règlements administratifs pour déterminer comment vous voulez les modifier.

Option 1. Choisir le modèle de règlements administratifs à adopter intégralement.

Ce modèle de règlements administratifs contient les dispositions prévues à l’article 12 de la nouvelle Loi sur les sociétés ainsi que les formulations les plus courantes.

Consulter ce modèle de règlements avec commentaires.

Option 2. Choisir le modèle de règlements administratifs de base

Ce modèle de règlements administratifs de base contient toutes les dispositions prévues par la Loi, mais pas les formulations les plus courantes. Toutefois, il contient certaines dispositions que permet la nouvelle Loi.

Écrivez à societies@yukon.ca pour obtenir un fichier Word modifiable de ce document.

Pour savoir quels règlements administratifs sont obligatoires en vertu de la nouvelle Loi et lesquels sont facultatifs, consultez le modèle de règlements de base avec commentaires.

Option 3. Créer des règlements sur mesure

Votre société peut choisir de créer ses propres règlements administratifs sur mesure. Vous pouvez :

  • créer de nouveaux règlements à partir de zéro;
  • modifier vos règlements existants;
  • modifier le modèle de règlements de base ou le modèle de règlements à adopter intégralement.

Vos règlements sur mesure doivent être conformes à la nouvelle Loi et ne peuvent enfreindre d’autres lois comme :

  • la législation sur les droits de la personne;
  • la Charte canadienne des droits et libertés de la personne;
  • le Code criminel;
  • les autres lois et la jurisprudence.

Déposer vos règlements administratifs mis à jour

Les modifications apportées aux règlements administratifs peuvent être jointes à la demande de transition sans frais et entreront en vigueur une fois la demande déposée.

Comment savoir si vous devez modifier votre constitution

Conformément à la nouvelle Loi sur les sociétés, votre constitution ne peut contenir que le nom et les objets de votre société.

Si votre constitution contient des règles, des restrictions ou des permissions, vous devrez alors les convertir en règlements administratifs. Vous devrez modifier votre constitution pour les enlever, mais seulement une fois que votre demande de transition a été déposée. Si vous souhaitez modifier le nom ou les objets de votre société pour toute autre raison, vous pourrez le faire également après que votre demande de transition a été déposée. Voir l’étape 10 pour en savoir plus.

 



Optionnel – Étape 6. Adopter une résolution spéciale pour modifier les règlements administratifs ou la constitution

Pour mettre à jour vos règlements administratifs, les membres de votre société doivent approuver les nouveaux règlements par résolution spéciale. Vous devez les informer du vote au moins 14 jours à l’avance.

Trois options s’offrent aux membres pour voter :

  • lors d’une assemblée générale extraordinaire;
  • lors de l’assemblée générale annuelle;
  • par consentement écrit de tous les membres votants.

Assemblée générale extraordinaire

  • Envoyez aux membres un avis indiquant l’objet de l’assemblée générale extraordinaire accompagné des règlements administratifs proposés.
  • Lors de l’assemblée, présentez une motion d’adoption des nouveaux règlements par résolution spéciale.
  • Pour être adoptés, les règlements doivent être approuvés par les deux tiers des membres votants (une fois le quorum établi).

Assemblée générale annuelle

  • Convoquez l’assemblée générale annuelle comme à l’accoutumée.
  • Ajoutez comme point spécial à l’ordre du jour l’approbation des nouveaux règlements.
  • Présentez la motion d’adoption des nouveaux règlements.
  • Pour être adoptés, les règlements doivent être approuvés par les deux tiers des membres votants (une fois le quorum établi).

Consentement écrit des membres votants

  • Cette option est plus adaptée aux sociétés ayant peu de membres.
  • Envoyez une résolution spéciale accompagnée des règlements administratifs proposés à l’ensemble des membres par courriel ou par la poste.
  • Tous les membres doivent donner leur consentement écrit.

En savoir plus sur les nouveaux règlements administratifs



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