Préparation des états financiers d’une société

Tout savoir sur la préparation des états financiers d’une société à la fin de l’exercice financier en vue de l’assemblée générale annuelle (AGA).

La préparation des états financiers devrait commencer dès la fin de l’exercice financier afin qu’ils soient terminés à temps pour l’assemblée générale annuelle (AGA) de la société.

 

La planification devra peut-être exiger :

  • la remise des documents à un commis comptable;
  • la préparation de ce qui sera à remettre au comptable;
  • la tenue d’une réunion du conseil d’administration pour faire approuver les états financiers;
  • la signature des états financiers par deux membres du conseil d’administration.

Consultez l’article 40 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

L’exercice financier

L’exercice financier commence le premier jour suivant la clôture de l’exercice précédent et se termine à la date de clôture de l’exercice financier l’année suivante. 

  • Si la date de clôture de l’exercice financier est le 31 mars, l’exercice financier commence le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.
  • Si la date de clôture de l’exercice financier est le 31 décembre, l’exercice financier commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année suivante.

Si l’exercice financier se termine au milieu de l’année civile, une façon utile de considérer la période couverte par les états financiers (l’année financière) est qu’elle correspond aux deux années sur lesquelles s’échelonne l’exercice. Ainsi, si la date de clôture de l’exercice financier est le 31 mars, l’exercice financier (ou année financière) serait, par exemple, 2021-2022. Les états financiers devraient par conséquent être présentés à l’AGA de 2022.

Société nouvellement constituée en personne morale

Si la société a été constituée en personne morale récemment, son exercice financier commence à la date de sa constitution en personne morale et se termine 4 mois avant la tenue de l’AGA (paragraphe 37(3) de la Loi sur les sociétés).

La première AGA doit se tenir au plus tard 16 mois après la date de constitution en personne morale (article 12 du Règlement sur les sociétés).

Tenue tardive de l’AGA

Si l’AGA a lieu plus de 4 mois après la clôture de l’exercice financier, il faut préparer des états financiers intermédiaires qui montreront aux membres quelles ont été les activités entre la fin de l’exercice financier et la tenue de l’AGA.

Pour déterminer la période couverte par les états financiers intermédiaires :

  • remontez à 4 mois de la tenue de l’AGA;
  • les états financiers intermédiaires porteront sur la période entre la clôture de l’exercice financier et cette date.  

Consultez le paragraphe 76(6) de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Par exemple, si l’exercice financier prend fin le 31 mars et que l’AGA est prévue pour le 20 septembre, il faut présenter des états financiers intermédiaires pour la période commençant le 1er avril et se terminant au plus tôt le 20 mai.   

Exigences de base

Les états financiers doivent satisfaire aux exigences suivantes :

  • être préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus énoncés dans le Manuel de CPA Canada;  
  • être approuvés par le conseil d’administration et signés par au moins 2 de ses membres;
  • être vérifiés par un comptable s’il y a lieu;
  • consister en un bilan et un état des revenus et dépenses.

Les états financiers doivent aussi inclure une déclaration portant sur tout montant reçu à titre de don public ou de financement public et précisant de quel ministère ou organisme proviennent ces fonds.

Consultez l’article 8 du Règlement sur les sociétés pour en savoir plus.

Renseignements sur la rémunération des administrateurs

Les états financiers doivent inclure les renseignements suivants :

  • une liste des membres du conseil d’administration et des personnes qui y sont liées auxquels la société a versé une rémunération au cours de l’exercice financier;
  • le montant de la rémunération versée à chaque membre du conseil d’administration;
  • la nature du paiement : versé en sa qualité de membre du conseil d’administration ou dans le cadre d’un contrat de travail ou pour la prestation de services.

Les personnes sont identifiées par leur fonction ou leur titre; il n’est pas nécessaire de fournir leur nom. Consultez l’article 38 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Renseignements sur les salaires

Si au cours de l’exercice financier, la société a versé plus de 75 000 $ à un employé ou à une personne visée par un contrat de travail avec la société, les états financiers doivent contenir les renseignements suivants :

  • la liste des personnes visées;
  • le montant versé à chacune, arrondi au plus proche multiple de 5 000 $;
  • la fonction, le titre ou la nature des services fournis par les personnes visées.

Il n’est pas nécessaire de les identifier par leur nom.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à l’article 38 de la Loi sur les sociétés et à l’article 11 du Règlement.

Renseignements sur l’aide financière

Les états financiers doivent indiquer la nature et le montant de toute aide financière reçue par la société au cours de l’exercice financier. Cette aide financière peut prendre diverses formes :

  • un prêt;
  • une garantie;
  • une indemnité;
  • tout autre type d’aide financière.

Consultez l’article 39 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Sociétés de catégorie A

Une société est dite de catégorie A si elle répond à l’un ou l’autre des critères suivants :

  • avoir des revenus annuels de 120 000 $ ou plus;
  • avoir des actifs d’une valeur de 250 000 $ ou plus.

Un comptable doit nécessairement examiner les états financiers, à moins que les règlements administratifs de la société permettent de déroger à cette règle.

Sociétés de catégorie B

Une société est dite de catégorie B si elle répond à l’un ou l’autre des critères suivants :

  • avoir des revenus annuels inférieurs à 120 000 $;
  • avoir des actifs d’une valeur inférieure à 250 000 $.

Les membres peuvent décider lors de l’AGA s’ils souhaitent faire examiner les états financiers par un comptable.

Consultez les définitions et l’article 22 du Règlement sur les sociétés pour en savoir plus.

Application des nouveaux seuils exigeant un examen des états financiers

Si la société a été constituée en personne morale avant le 1er avril 2021, elle doit utiliser les anciens seuils jusqu’à la fin de son exercice transitoire avant de commencer à appliquer les nouveaux. Consultez l’article 32 du Règlement sur les sociétés pour en savoir plus.

En cas de doute quant aux seuils qu’il convient d’utiliser, écrivez-nous à societies@yukon.ca ou appelez-nous au 867-332-7950. Il est préférable de clarifier la chose avant la tenue de la prochaine AGA.

Bien planifier

Nous recommandons aux sociétés de considérer l’exercice en cours lors de leur AGA afin de déterminer s’il faudra faire faire un examen des états financiers par un comptable.

S’il n’est pas certain que la société aura des revenus qui l’y obligeront ou qu’elle aura les fonds nécessaires pour un tel examen, 2 options s’offrent à elle :

  • adopter une résolution spéciale l’autorisant à déroger à cette exigence (si ses règlements administratifs le permettent);
  • prévoir un examen des états financiers.

Si les revenus de la société sont généralement supérieurs à 120 000 $ et que ses actifs dépassent 250 000 $, vérifiez depuis combien d’années consécutives la société a renoncé à la nécessité de faire examiner ses états financiers et, au besoin, planifiez de faire appel aux services d’un comptable pour procéder à l’une ou l’autre des missions acceptables suivantes :

  • mission de compilation;
  • mission d’examen;
  • mission d’audit.

Consultez l’article 23 du Règlement sur les sociétés pour en savoir plus à ce sujet, ainsi que le guide des missions d’examen de CPA Canada (en anglais) pour comprendre la différence entre les différents types de missions.

Nomination d’un comptable

Si la société est tenue ou croit être tenue d’avoir un comptable, celui-ci doit être nommé à l’AGA. Il devra exercer ses fonctions jusqu’à la clôture de la prochaine AGA.

Une résolution visant la nomination est adoptée à la majorité simple des voix exprimées à l’AGA.

Consultez l’article 124 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Personne qualifiée pour agir à titre de comptable

Le comptable doit être membre d’une association comptable professionnelle, c’est-à-dire :

  • une organisation provinciale ou territoriale de comptables professionnels agréés;
  • un institut de comptables agréés;
  • une association de comptables généraux accrédités;
  • une société de comptables en management accrédités;
  • un organisme professionnel prévu par un règlement régissant l’exercice de la vérification ou de la comptabilité par ses membres.

Consultez l’article 125 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Le comptable doit être indépendant de la société, c’est-à-dire qu’il ne doit pas être : 

  • un membre du conseil d’administration ni un dirigeant de la société;
  • un employé de la société ou de l’une de ses filiales;
  • un associé, un employeur, un employé ou un membre de la famille immédiate d’un administrateur ou d’un employé;
  • une personne susceptible de tirer un gain personnel des activités de la société ou qui possède une action ou un titre de créance de la société ou exerce un contrôle sur une telle participation.

Le comptable doit démissionner de son poste si l’une ou l’autre des situations suivantes survient :

  • il cesse d’être membre d’une association comptable professionnelle pour quelque raison que ce soit;
  • il cesse d’être indépendant de la société.  

Il pourrait, en revanche, faire le nécessaire pour rester indépendant. 

Consultez l’article 127 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Renoncer à la nécessité de faire vérifier ses états financiers par un comptable

Pour renoncer à cette exigence, la société de catégorie A :

  • adopte un règlement administratif l’y autorisant (consultez nos modèles de règlements administratifs pour un exemple);
  • adopte une résolution spéciale à l’AGA l’y autorisant pour l’exercice en cours;
  • s’assure de ne pas y avoir renoncé pour les 2 derniers exercices consécutifs.  

Une société de catégorie A ne peut pas renoncer à cette exigence pour plus de 2 exercices consécutifs, ce qui veut dire qu’elle est tenue de faire vérifier ses états financiers par un comptable au moins une fois tous les 3 exercices.

Consultez l’article 22 du Règlement sur les sociétés pour en savoir plus.

L’erreur est humaine. Si un membre du conseil d’administration ou un dirigeant prend connaissance de faits qui auraient dû entraîner la modification des états financiers avant la tenue de l’AGA, la marche à suivre est la suivante :  

  • il communique les faits visés aux autres membres du conseil d’administration et au comptable, le cas échéant;
  • le conseil d’administration modifie les états financiers et les transmet au comptable, qui doit modifier son rapport en conséquence;
  • le conseil d’administration fait parvenir aux membres de la société une copie du rapport modifié accompagnée d’une note expliquant la modification.

Si c’est le comptable qui, après l’AGA, se rend compte que les états financiers doivent être modifiés :

  • il en informe le conseil d’administration et modifie les états financiers en conséquence;
  • le conseil d’administration fait parvenir une nouvelle copie des états financiers aux membres de la société.

Malgré les meilleures intentions, il arrive que les états financiers ne soient pas prêts pour l’AGA. En pareil cas, la société a deux options.

Option 1 : Tenir l’AGA plus tard

Si la société a terminé son exercice transitoire ou si elle a été constituée en personne morale après le 1er avril 2021, elle peut demander une prorogation pour la tenue de son AGA. Cette option ne peut être exercée qu’une fois tous les 4 ans. Consultez la page Prorogation de l’assemblée générale annuelle pour savoir comment procéder.

S’il n’est pas possible d’obtenir une prorogation, la société sera considérée comme étant en défaut jusqu’à ce qu’elle tienne son AGA et dépose son rapport annuel. 

Nous vous recommandons d’exercer cette option s’il vous est impossible de préparer des états financiers, même provisoires, à temps pour l’AGA. N’oubliez pas que la raison première pour laquelle une société tient une AGA est la présentation de ses états financiers.

Option 2 : Tenir l’AGA à la date prescrite et y présenter des états financiers provisoires

Cette option est indiquée si la société a des états financiers provisoires préparés par un commis-comptable qui ne peuvent être examinés par un comptable à temps pour l’AGA. De cette façon, elle s’évite d’être en défaut.

Vérifiez si les règlements administratifs de la société exigent que les états financiers soient approuvés par les membres par la voie d’un vote. Dans l’affirmative, il faudra probablement convoquer une assemblée générale extraordinaire pour présenter ses états financiers une fois qu’ils auront été examinés par le comptable. 

Si les règlements administratifs n’exigent pas la tenue d’un tel vote, la présentation des états financiers examinés pourrait se faire de diverses façons :

  • les faire parvenir aux membres par courriel;
  • les publier sur le site Web de la société;
  • toute autre façon permettant d’honorer le principe de transparence en ce qui concerne le rapport du comptable.

Le nouvel exercice financier entre en vigueur à la date de dépôt du formulaire réglementaire auprès du registraire. Un changement récent de fin d’exercice financier peut faire que l’exercice en cours est plus court ou plus long que normal.

Suivant le dépôt du formulaire, il faut :

  • planifier la tenue de l’AGA dans les 4 mois suivant la nouvelle date de clôture de l’exercice financier;
  • tenir compte de la durée plus courte ou plus longue de l’exercice au moment de préparer les états financiers, car cela pourrait influer sur le montant de revenus de la société au cours de l’exercice.

Consultez l’article 41 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.